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Soficat se convierte para los próximos 5 años en proveedor oficial de servicios de impresión del Circuit de Catalunya

Soficat a través de su departamento de MPS (Servicios gestionados de Impresión), ha realizado un estudio de impresión y de los flujos de trabajo en todas las áreas y departamentos del Circuito de Barcelona-Catalunya.

 
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¿En qué consiste la auditoría?

La auditoría consiste en realizar una prospección de los equipos de impresión actuales, saber sus costes asociados (rentings, mantenimientos, pagos por uso, etc), conocer el volumen medio por equipo, identificar los modelos y accesorios, así como las ubicaciones de estos. También estudiamos las necesidades de los usuarios y su manera de trabajar y manejar los documentos.

Este punto es importante ya que en la actualidad los nuevos equipos incorporan herramientas que proporcionan mejoras y agilizan estos trabajos. La finalidad es conocer todos los costes actuales, los procesos y las herramientas que utilizan en la actualidad, y ver si hay una mejora en todos los campos mencionados para realizar el cambio de equipos, de ubicaciones o de hábitos, reduciendo así los costes de impresión.

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Los GDS – Estudios de costes de impresión constan de:

Realización de la Auditoría.

Se inicia cuando se conecta el software de control y monitorización remoto XDA (Xerox Device Agent). Este software automatiza la recogida de información de los equipos encontrados en la red o redes. Durante los días posteriores va recogiendo volúmenes medios de copias e impresiones de todos los equipos del parque actual de máquinas del cliente. El XDA automatiza la recogida de las impresiones de los equipos ofreciéndonos medias diarias, semanales y mensuales,

con lo cual podemos saber realmente la criticidad de los equipos implantados. Paralelamente, pasamos por todos los departamentos y situamos en plano los equipos que nos vamos encontrando. En este proyecto, los requerimientos han supuesto un punto importante, ya que cada zona de trabajo cuenta con equipos de impresión y los usuarios no las pueden compartir por distancia física. Conocer los departamentos, herramientas, documentos, tareas o los flujos de trabajo de los usuarios es también una fase del proceso inicial del estudio.

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Validación de los datos.

Como solemos hacer en todos los proyectos que realizamos en el departamento GDS, una vez concluida la fase previa de recogida de datos, estudiamos y plasmamos las ideas y conceptos a mejorar. Nos reunimos con los responsables del estudio para describir los resultados, validar los resultados e ilustrar nuestra experiencia.

Presentación del Proyecto e Implantación y Seguimiento.

En esta fase se entrega y presenta el estudio ya acabado, con las comparativas de equipos, accesorios, soluciones, mejoras, la integración con el entorno, los flujos de trabajo para automatizar procesos, etc. En el caso del Circuit de Barcelona-Catalunya, hemos reducido en un 38% los costes de impresión, dotando a los departamentos de más tecnología, como escáneres de una sola pasada, equipos más rápidos, que en la mayoría de casos disponen de más casetes para los distintos tipos de papel, con impresión por desplazamiento y todos ellos integrados con la tecnología Connectkey. Ésta es la que nos permite, por ejemplo, tener iconos en la pantalla de los equipos, ya sean impresoras o equipos multifunción, aplicaciones como el DropBox, Google Drive, Microsoft 365,

Hemos reducido en un 38% los costes de impresión, dotando a los departamentos de más tecnología

Box, etc. Otra de las soluciones implantadas en el Circuit es la aplicación @PrintbyXerox, que en su versión lite no requiere licencia y se utiliza para imprimir adjuntos de correo electrónico o documentos enviados normalmente desde dispositivos móviles. En Soficat hemos encontrado en ésta, una solución gratuita para los usuarios que requieren imprimir documentos independientemente de desde donde quieran recogerlos, ya que la aplicación @Printbyxerox permite recuperarlos en otros equipos Xerox que no sean del Circuito, y todo ello con la máxima seguridad, ya que la información queda encriptada hasta su impresión.

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Seguimiento.

Quizás cometamos el error de creer que cuando la cuenta está ganada, no hace falta hacer nada más. En Soficat somos conscientes de que cuando se consigue un nuevo cliente, luego viene lo más difícil: cumplir con todo lo que se ha prometido. Para ello contamos con el departamento CAU, un centro de atención al cliente exclusivo donde el cliente tiene

una asistenta personal y ésta es la encargada de gestionar y solucionar cualquier duda, problema o inconveniente que puedan tener. Al tener los equipos remotamente controlados, la demanda de tóner y asistencia técnica se automatiza, y las fluctuaciones de los volú- menes, puntas de trabajo o los descuadres del color se detectan con antelación, permitiéndonos adelantarnos y ofrecer las mejores soluciones.

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www.soficat.es - 93 122 12 65

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