UNIDROCO es, desde su fundación hace 55 años, una de las firmas de referencia dentro del ámbito de la distribución mayorista de droguería y perfumería de Cataluña, con unos almacenes de 11.000 m2, un cash & carry de 1.500 m2, una plantilla de 55 empleados, con 200 establecimientos asociados a la cadena de ventas de droguería y perfumería DISPUNT y otra treintena de locales asociados bajo la denominación Unidecor, especialistas en pintura y decoración
Soficat realizó recientemente un estudio de Servicios Gestionados de Impresión (MPS), siguiendo la metodología Global Document Solutions®, desarrollada y registrada por Soficat, beneficiándose de los recursos que nos aportan las herramientas de Xerox como son el Assent BD, Complete View Pro y Xerox Device Agent, XDA.
Cuando nos reunimos con el departamento IT, explicamos en qué consiste el estudio, qué medios vamos a utilizar para llevarlo a cabo y que beneficios podemos aportar. Extraemos los volúmenes de copias de todos los equipos de impresión. Esto es necesario para saber qué volumen tienen en el inicio del estudio y así compararlo al cabo de un tiempo, normalmente un mes, y ver que productividad tiene cada uno de los equipos analizados. También situamos en plano estos periféricos y analizamos qué usuarios los utilizan, inventariamos los modelos de las máquinas, las características actuales y las necesidades reales en todos los departamentos. Una vez tenemos los datos recopilados, se presentan al cliente las conclusiones para validar los datos. Dependiendo de la época, los departamentos tienen un incremento de productividad más elevada y esta anomalía se debe tener en consideración. Cuando los datos están validados, elaboramos una propuesta de mejora, que en muchos casos está asociada a la mejora no solo de los equipos de impresión sino también a la productividad con workflows, o pautas y recomendaciones a los usuarios. El resultado de Unidroco fue después de la comparativa, una reducción del 23% en marcas y un 19% en reducción de equipos de impresión, y aun así, las funcionalidades de los nuevos equipos se han ampliado en más del 47% ya que muchas impresoras ahora son equipos de impresión con funcionalidades de impresión, copia y escáner.
El resultado de Unidroco fue una reducción del 23% en marcas y un 19% en reducción de equipos de impresión
Una de las ventajas más importantes a parte del considerable ahorro de costes, es la disminución de referencias de consumibles, ya que los departamentos de compras no tienen que estar constantemente cotejando los precios de estos y tienen la tranquilidad de tener los costes controlados durante la vigencia del contrato. Otro de los departamentos más beneficiados es el departamento de contabilidad, precisamente por el motivo mencionado, donde recibirá una única factura mensual de los costes de impresión.
El departamento IT tendrá el software XDA, software remoto donde tendrá acceso a todos los equipos instalados, incluso de las diferentes delegaciones, para poder así controlar los volúmenes de cada una de las impresoras, visualizar en una sola pantalla una pre visualización con el porcentaje de tóner de cada uno de ellos así como el modelo y la IP y tener acceso a todos los datos del equipo dándole doble clic, volúmenes totales, diferenciando los de blanco y negro de los del color, en formato Din A4 o/y Din A3, etc, los consumos, las funciones y detalles de uso. Este mismo software es el que nos permite reportar las incidencias técnicas así como realizar el envío del tóner cuando éste está al 30% de capacidad. Para ello, el departamento CAU de Soficat se encarga de tramitar el pedido. El objetivo de este departamento es que usted no se preocupe de nada respecto a la gestión de los periféricos. Una vez concluido el estudio y dado el ok el cliente, procedemos a realizar el planning de instalación, comprobación y formación a los usuarios finales. Los técnicos realizan la instalación de los equipos y drivers así como una formación detallada a los diferentes departamentos para que los usuarios tengan un conocimiento de todo lo que los equipos Xerox con la tecnología ConnectKey puedan aportarles. La tecnología ConnectKey es la forma en la Xerox simplifica el trabajo, con seguridad McAfee, control de costes por usuarios y la movilidad, tan importante en la actualidad, ya que los usuarios que trabajan en movimiento también necesitan imprimir o gestionar los documentos. El departamento GDS analiza la situación de cada cliente semestralmente, para así poder corregir las desviaciones de los volúmenes de los equipos instalados, si los hubiese, y así ofrecemos una solución completa.
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