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El Instituto Europeo di Design (IED) nace en Milán en 1966 como una institución educativa
en el ámbito del diseño y la comunicación.
El IED es hoy un network internacional en contínua
expansión, con sedes en Milán, Roma, Florencia, Como, Turín, Venecia, Cagliari, Madrid, Barcelona,
Sao Paulo y Río de Janeiro, especializado en la formación, el desarrollo y la investigación de las
disciplinas del Diseño, la Moda, las Artes Visuales y la Comunicación.
Personalidades como el Premio Nobel de la Paz Muhammad Yunus, los diseñadores Richard
Buchanan, Xavier Mariscal, Piero Lissoni, Giulia Mafai, Carsten Astheimer, Mario Eskenazi,
el publicista Toni Segarra, el sociólogo Derrick de Kerchove o el creador de LEGO® SERIOUS
PLAY® Robert Rasmussen, han realizado en la escuela conferencias, workshops y presentaciones
como la Design Business Conference, Barcelona Women Meeting o la Presentación del film Chico
& Rita.
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A Soficat, se le encomendó realizar un estudio de costes de impresión en la Universidad IED Barcelona.
Para este proyecto el departamento de MPS de Soficat, y su estudio de costes y metodología GDS
trabajaron codo a codo con los departamentos de IT y Staff, y no sólo para configurar el estado
futuro de los equipos a instalar, sino también para tender un puente constante entre ambas
compañías para colaborar en procesos, flujos de trabajo, digitalización y desarrollos a medida.
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Un estudio MPS o Management Print Services,
Servicios Gestionados de Impresión, es la
mejor manera que tenemos para conocer
bien las necesidades de los clientes, su
estructura, equipos, ubicaciones, volúmenes
de impresión y necesidades reales, entre otras.
A través del software remoto XDA o Xerox
Device Agent, analizamos todo el parque
de impresión actual, este software nos evalúa
los volúmenes medios de los equipos
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actuales,
indistintamente de la marca o marcas actuales,
desglosándolos por volúmenes en Blanco y
Negro de los de Color.
Otra herramienta que utilizamos durante el
estudio es el Asset BD, una potente solución
que nos ayuda de forma visual a recopilar
datos para tener un conocimiento del
TCO o Coste Total de Propiedad, informe
medioambiental y diseñar el estado actual y
futuro a través de la planimetría.
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Una vez planificados los procesos, se posicionó en plano los equipos actuales, accesorios, personal
que la utilizaba, necesidades, etc, en todos y cada uno de los equipos de la Universidad, ya
fuesen impresoras personales, departamentales, faxes o equipos multifuncionales.
Durante el tiempo que duró la recogida de los volúmenes, también se recolectaron los costes
asociados a estos equipos actuales, tales como costes de impresión, precios y referencias de los
consumibles con tóner no incluido, mantenimientos, etc.
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Una vez tuvimos todos los datos necesarios,
nos reunimos nuevamente con el departamento
IT y Staff para validar todos los datos de los
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que disponíamos para que una vez aprobados,
procediéramos a la realización del informe de
auditoría.
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Presentación del proyecto.
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La presentación se dividió en dos partes, en la
primera se profundizó en las ventajas, en los
cambios de los productos, las mejoras vs los
equipos actuales, capacidades y necesidades
de los departamentos.
La segunda fase fue la necesidad de incluir en
la propuesta un accounting para los estudiantes
de la Universidad. En este caso, la elección se
basó en el software de accounting PaperCut
MF, el cual, soportaba al 100% todos los
requerimientos del centro.
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¿ Qué es el PaperCut MF?
Es un sistema de gestión de fotocopia e impresión muy intuitivo que permite controlar y monitorizar los
recursos de impresión de cualquier organización desde cualquier sitio sólo con la necesidad de un
navegador web.
Algunas características del software:
- Control y registro de fotocopias mediante software y/o hardware.
- Integración con Xerox MFDs vía Network accounting.
- Administración 100% web.
- Multi-plataforma, tanto para servidores como puestos cliente.
- Costes de impresión y copia definidos por equipo y en función del trabajo de impresión,
color, dúplex.
- Liberación de trabajos e impresión segura junto con múltiples reglas de impresión que
permiten la redirección de trabajos.
- Más de 60 informes vía web.
- Herramientas web de usuarios que permiten a los usuarios consultar su propio uso,
su cuota y subir trabajos de impresión en entornos no autenticados en redes inalámbricas.
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Implantación y seguimiento.
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En la implantación y seguimiento obviamente
es la última fase del proyecto, donde los
clientes disponen de monitorización de los
dispositivos para la resolución de incidencias,
petición automática de suministros, reparación
y mantenimiento.
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Soficat dispone del departamento CAU
(Centro de Atención al Usuario), que es el
encargado de gestionar, enviar y solucionar
todas las incidencias que los equipos puedan
tener.
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