Los avances tecnológicos y la digitalización han obligado a los proveedores de soluciones de impresión a cambiar sustancialmente su modelo de negocio. Esto ha llevado a empresas como Xerox y Soficat a dejar de ser un mero proveedor de servicios para convertirse en un partner que proporciona a organizaciones de todo el mundo las herramientas y los servicios adecuados para simplificar su forma de trabajar.
Hoy te traemos un caso de éxito, un ejemplo que pone de manifiesto como se pueden monitorizar y modernizar los procesos documentales de forma eficiente para así optimizar la gestión de recursos. Se trata del caso de las escuelas públicas de Lincoln (Nebraska), que consiguieron transformar la totalidad de su enfoque hacia la gestión del contenido y los documentos con la asistencia de Xerox.
La ciudad de Lincoln cuenta con más de 60 escuelas y más de 34.000 estudiantes. Hace unos años, líderes de los diferentes distritos decidieron remplazar centenares de impresoras y fotocopiadoras obsoletas de las escuelas. Pero antes de lanzarse a la acción, identificaron una gran oportunidad: la de modernizar, con la ayuda de un partner, su sistema de gestión de documentos por uno que permitiera a profesores, estudiantes y empleados poder compartir información, colaborar y aprovechar al máximo la tecnología del siglo XXI.
Para elegir el partner -ya te anticipo que eligieron a Xerox- tuvieron en consideración el precio y la sostenibilidad medioambiental, pero también que este nuevo enfoque sobre la gestión de documentos no distrajera a profesores y alumnos de su responsabilidad más importante: enseñar y aprender. Además, necesitaban una solución que pudiera ser actualizable en el futuro.
La solución que aportó Xerox
Xerox diseñó una completa estrategia para desarrollar e implementar una solución que fuera fácil de usar y de comprender por profesores y alumnos. Se implementaron las siguientes mejoras:
Resultados comprobados
Gracias a estas mejoras, pudieron obtenerse resultados muy positivos. El más inmediato, reducir el número de dispositivos a la mitad. La red actual de dispositivos multifunción ha mejorado sustancialmente la calidad de impresión, así como los servicios de fotocopiado y fax en el distrito. Además, las facilidades de escaneo de documentos permiten ahora trabajar en un entorno digital de forma mucho más efectiva.
Pero esto no es todo. El distrito ha reducido los costes y el margen de error, y en consecuencia, ha mejorado su productividad. Se han acortado tiempos de entrega, de manera que los profesores tienen ahora más tiempo para dedicarlo a su trabajo (el que no emplean en la impresión y la copia de documentos). El distrito ahorra dinero y fomenta también la sostenibilidad medioambiental con el incremento del uso de documentos digitales.