¿Qué sucede cuando los compromisos que adquiriste en tu compañía se han quedado obsoletos cuando ésta empieza a crecer? En el caso de la administración de documentos muchas cosas, y no acostumbran a ser nada buenas. Para que te hagas una idea, la mayoría de empresas se gastan un 10% de su facturación en la gestión de documentos. Y alrededor del 40% de todas las actividades de un negocio se basan en documentos.
Al gestionar tus documentos, en realidad estás gestionando procesos. Y cuando las compañías crecen, los procesos son críticos. Por eso te presentamos cuatro movimientos inteligentes que debes tener en cuenta para favorecer que el crecimiento de tu empresa sea rápido y, sobre todo, productivo.
- Documenta los flujos de trabajo de documentos: Establece los flujos de trabajo de documentos que realmente sean importantes para tu negocio. Comienza a documentar los flujos de trabajo ahora y quedará claro dónde se interrumpen los procesos, qué personas deben participar y cuándo utilizar la automatización.
- No lo hagas todo por ti mismo: Hacerlo todo por ti mismo es algo factible cuando eres pequeño. Cuando lo dejas de ser las cosas cambian, y en el caso de la gestión de documentos todavía más. Cuanto más grande es una empresa, más preciado se convierte el tiempo. La buena noticia es que entre los servicios gestionados de impresión (MPS) y los equipos multifunción puedes delegar y automatizar un gran cantidad de trabajo. Los servicios gestionados de impresión son una fantástica manera de externalizar procesos de gestión de documentos básicos para incrementar tu agilidad. Te ayudarán a ahorrar más de un 30% de tu tiempo, además de asegurar tus documentos y automatizar flujos de trabajo.
- Acelera la seguridad de tus documentos: El 60% de los ciberataques se producen en pequeñas y medianas empresas, y además el coste es mucho más elevado para éstas. Sin embargo, muchos pequeños negocios tienden a no dar prioridad a la seguridad de los documentos. Cuanto más creces, más valor tienen los documentos que gestionas. Empieza con una evaluación exhaustiva de tu infraestructura de impresión actual y detecta dónde debes mejorar la seguridad.
- No tengas miedo de desconectar equipos: Las empresas en crecimiento necesitan optimizar procesos para lograr una rápida escalabilidad y flexibilidad. En el caso de los equipos de impresión, cuidado porque tener más empleados no significa tener más equipos. Es hora de aprovechar las capacidades avanzadas de los equipos multifunción –impresión móvil, la capacidad de personalizar y automatizar los flujos de trabajo favoritos para los diferentes equipos–, de manera que tu flota de equipos haga mucho más que sólo imprimir.
