Los departamentos de TI de las empresas tienen como objetivo gestionar eficientemente los recursos, la infraestructura y los servicios tecnológicos de su organización. Para ello, la correcta administración, mantenimiento y desarrollo de los sistemas de información y servicios informáticos y ofimáticos es fundamental.
En este sentido la apropiada gestión de los documentos puede suponer un gran ahorro tanto de tiempo como de dinero para las compañías y, por lo tanto, una mejora de la productividad. No en vano, se calcula que alrededor del 40% de las actividades de las empresas se basan en documentos. Asimismo, la mayoría de negocios dedican a los documentos hasta el 10% de sus ingresos.
Los procesos permiten garantizar que la información adecuada llega a las personas adecuadas en el momento adecuado, pero los documentos son los que realmente comunican algo. Además, los documentos suelen contener información esencial sobre la empresa, desde facturas o propuestas hasta materiales de marketing.
Las TI se realizaron con diversos objetivos: Simplificación, aceleración del crecimiento y mejoras operacionales. Si se analiza de dónde vienen los documentos, cómo se mueven y a dónde deben llegar, una empresa no sólo mejorará aspectos como la ubicación de las impresoras y las políticas de uso de dispositivos, sino que también optimizará sus comunicaciones.
Para optimizar la gestión documental el primer paso consiste en valorar cómo se gestionan los documentos actualmente y en entender qué funciona y qué no. Una vez se haya hecho una valoración exhaustiva de la situación de una empresa, hay que identificar las soluciones adecuadas para cada problema, como determinar qué se puede automatizar, qué requiere más seguridad y quién debe tener el control.
Con la tecnología Xerox hay muchas formas de gestionar documentos para poder agilizar flujos de trabajo de producción. Así, los dispositivos de la firma americana cuentan con aplicaciones compatibles con Connectkey, como Dropbox, Google Drive, @PrintByXerox, DocuShare Flex, Traductor Easy Translator de Xerox y muchas más.
Tanto Soficat como Xerox quieren ayudar a las empresas en crecimiento a valorar sus procesos de gestión de documentos y mejorar así sus finanzas. Asimismo, al optimizar la gestión de documentos de forma estratégica, los responsables de las TI ahorran un tiempo valioso que redundará en una mayor productividad.