PDF (Portable Document Format) es un formato de almacenamiento para documentos digitales desarrollado por Adobe Systems –actualmente es un formato abierto reconocido por la Organización Internacional para la Estandarización (ISO)– que se utiliza para presentar e intercambiar documentos de forma fiable, con independencia del software, hardware o sistema operativo que se emplee. Este formato se caracteriza por mantener el aspecto exacto del documento y por el hecho de que no es editable o modificable sin permisos. PDF es el formato ideal para colgar documentos ofimáticos en la web al reproducir el resultado visual exacto del archivo original con una reducción significativa de tamaño.
Paralelamente al uso de PDF, en los últimos años se ha extendido de forma generalizada el formato PDF/A, que a diferencia de PDF, excluye todas aquellas características superfluas que podrían afectar la legibilidad del archivo a largo plazo. Un documento PDF puede contener vínculos y botones, campos de formulario, audio y vídeo. También puede incluir metadatos, anotaciones y archivos embebidos, y permite que se puedan firmar electrónicamente con certificados digitales.
Sin embargo, a medida que pasa el tiempo y avanza la tecnología, estas conexiones externas se pueden romper y pueden hacer que perdamos información. Si por ejemplo generamos un PDF con un vínculo y al cabo de 20 años este vínculo ya no existe o está roto, la legibilidad del PDF quedará afectada. También podría suceder que al abrir con el ordenador un documento con una fuente determinada, el ordenador no disponga de esa fuente y, por lo tanto, no pueda usarse. PDF/A evita situaciones como esta para garantizar que el aspecto y legibilidad del documento sea exactamente el mismo a largo plazo, a pesar de que esto implique que el archivo resultante tenga un peso mayor.
Un documento PDF/A debe incluir fuentes incrustadas, color reproducible independientemente y metadatos XMP. Por otro lado, no admite que se incluyan URL, documentos encriptados, compresión LZW, ficheros incrustados, transparencia PDF, multimedia y código JavaScript.
Los archivos PDF y PDF/A son documentos que deben entenderse a la perfección con los equipos de impresión. Los equipos multifuncionales de Xerox y Soficat, así como el software que pone a disposición de sus clientes, son plenamente compatibles con cualquier archivo PDF, sea del tipo que sea. De este modo también contribuyen a alargar la durabilidad y legibilidad de estos archivos más allá del entorno digital.