De la mano de PrintAnyWay os presentamos un nuevo software para la captura, distribución, archivo y gestión de documentos. Se llama TERADocuments y es compatible con todos nuestros equipos de impresión. Se trata de una solución totalmente configurable a la realidad de cada organización, que permite la optimización de procesos basados en flujos y reglas de aprobación, lo que a su vez se materializa en productividad y reducción de costos.
La principal función de TERADocuments es la de uniformizar y automatizar procedimientos para poner fin a la lentitud de procesos, revisiones y aprobaciones imprecisas. Esta solución reduce la complejidad, mejora la captura de datos y aumenta el control a través de flujos de trabajo y la automatización de procesos.
Su funcionamiento es simple. Los documentos se capturan mediante escaneo utilizando dispositivos MFP o escáneres dedicados, aunque alternativamente también se puede hacer de forma manual o por correo electrónico. Después los documentos se separan o agrupan de acuerdo con unas reglas predefinidas. Los atributos se recopilan automáticamente, mediante el reconocimiento óptico de caracteres, el código de barras o la lectura de códigos QR en zonas predeterminadas.
Una vez hecho esto se archivan los documentos procesados en repositorios definidos por la organización, que pueden estar ubicados dentro de las instalaciones de la organización o en la nube. Mediante el uso de flujos de trabajo es posible diseñar un flujo de aprobación para que ciertos documentos puedan ser revisados, aprobados, publicados y distribuidos. Finalmente, los documentos se publican para su consulta en una plataforma web en la que se pueden realizar búsquedas por sus atributos o contenidos.
TERADocuments dispone además de otras funcionalidades como la de Dropzone, que permite arrastrar documentos preexistentes dentro de su navegador de Internet; asociación de atributos configurables a documentos; la posibilidad de agragar anotaciones a los documentos; la captura automática de datos, archivo y flujo de trabajo de los documentos adjuntos de los correos electrónicos; el acceso de forma segura a la información; y un motor de búsqueda que permite acceder a cualquier documento instantáneamente y en cualquier lugar.