Vivimos en un mundo conectado en que la mayoría de los humanos, ya nos comunicamos por voz con dispositivos móviles inteligentes y con inteligencia artificial donde podemos dictar órdenes enviar mensajería, etc, sin necesidad de tocar una sola tecla. En cambio, nuestro espacio de trabajo, nuestras tareas cotidianas, nuestro día a día, sigue anclado en el pasado.
Una de las mayores revoluciones en las empresas, es y está siendo la Digitalización.
Digitalizar una empresa, consiste en reinventar una organización a través de la tecnología. No sólo se trata de implementar herramientas tecnológicas para mejorar en eficiencia, sino, rediseñar el modelo de negocio, redefinir los propios productos o servicios que esta ofrezca. Con estos avances, flexibilizamos y ramificamos sus operaciones.
Aunque la digitalización es un hecho, este concepto es relativamente nuevo, pero ya ha irrumpido en casi todos los sectores económicos. La digitalización, no tiene una definición exacta, aunque podríamos resumirlo como el proceso de transformar lo analógico y físico a un proceso digital, en lo que las empresas reducimos errores y nos permite corregir procesos con gestión documental.
En uno de los ámbitos en donde se ve reflejada la digitalización es, por ejemplo, en la disminución del consumo de papel en la oficina, ya que cada vez más habrá digitalización de documentos. El objetivo de ello es hacer una transferencia de la información a otro soporte distinto del original. Esto permite preservar los documentos originales del deterioro por su uso y generar copias de seguridad. Otros ejemplos comunes son las fotos, música, películas, etc. La información analógica se almacena en soportes digitales que podemos visionar incluso en remoto.
La gestión documental es una herramienta que simplifica el escaneo de documentos, almacena y recupera cualquier tipo de documentación con búsquedas basadas en metadatos para agilizar los procesos. La compañía americana Xerox, dispone de una potentísima herramienta, DocuShare, donde ayuda a transformar las gestiones y cambiar la forma de trabajar.
Información más detallada de la herramienta DocuShare aquí.